Paulina Nowakowska* https://orcid.org/0000-0001-5316-3872 Uniwersytet Przyrodniczy w Lublinie

e-mail: paulina.nowakowska577@gmail.com


Oprogramowania wspomagające innowacyjne przedsiębiorstwo

https://doi.org/10.25312/2391-5129.35/2022_08pn


W dzisiejszych czasach wiele przedsiębiorstw operuje progra- mami komputerowymi. Oprogramowania idealne dla przedsię- biorstw powinny pozwalać między innymi na przechowywanie i zapis dużych danych, liczenie i symulowanie pewnych sytuacji firmowych, wspomaganie produkcji czy kompleksowy kontakt z klientami. Wprowadzenie informatyzacji do przedsiębiorstwa sprawia, że staje się ono innowacyjne i nowoczesne na rynku. Zastosowanie technologii informatycznych wspomaga moderni- zację procesów zachodzących w firmie, zaczynając od podstaw, jakimi są: zarządzanie, organizacja, zabezpieczenie i zapis da- nych, po bardziej złożone czynności związane z daną branżą, w jakiej działa przedsiębiorstwo. Publikacja ta przedstawia analizę nowoczesnych oprogramowań i możliwości, jakie ofe- rują one innowacyjnym przedsiębiorstwom, oraz merytoryczne podejście do doboru odpowiednich programów dla firmy wraz z wdrożeniem informatyzacji.


Słowa kluczowe: innowacja, programy komputerowe, tech- nologie informatyczne, zarządzanie technologiami, wdrożenie technologii, informatyzacja, usprawnienia, oprogramowania


Wstęp

Początki informatyki datuje się na lata czterdzieste XX wieku. Wtedy pojawiły się pierwsze maszyny, które pozwalały na dokonywanie skomplikowanych obliczeń ma- tematycznych, co ułatwiło już w tamtych czasach dekryptaż szyfrogramów Enigmy.


* Paulina Nowakowska – Uniwersytet Przyrodniczy w Lublinie, Wydział Inżynierii Produk- cji, Studenckie Koło Naukowe Zarządzania i Ekonomii.

Aktualnie informatyka oraz internet są już rozwinięte na ogromną skalę i współdzia- łają z ludźmi, wspomagając ich na każdej płaszczyźnie życia. W dużej mierze to właśnie przedsiębiorstwa zaczynają korzystać z szerokiego wachlarza możliwości, jakie oferuje informatyka – powstają firmy, które produkują lepsze towary lub umoż- liwiają skorzystanie z nowocześniejszych usług. Przedsiębiorstwo, które korzysta z nowych technologii oraz zasobów informatycznych, jest w obecnych czasach na- zywane innowacyjnym.

Informatyzacja na każdym szczeblu przedsiębiorstwa wymaga założeń podejścia procesowego. Jest to rozwiązanie, które pozwala skutecznie wdrażać nowoczesne aspekty informatyczne. Podejście procesowe umożliwia uporządkowane zarządza- nie, w tym identyfikacje, opisanie, monitorowanie, analizowanie oraz udoskonalanie procesów zachodzących w firmie. Przebiega to poprzez łańcuch przemian, który na wejściu wymaga wkładu, a na wyjściu daje określone rezultaty.

Rozwój podejścia procesowego rozpoczął się na początku XX wieku oraz obej- mował trzy etapy. Pierwszy etap przypada na lata dwudzieste XX wieku, kiedy dzia- łał F. Taylor. Był on twórcą podstaw naukowej teorii organizacji, jak również prekur- sorem podejścia procesowego. Koncepcje, które stosował w praktyce, zmierzały do określenia optymalnej metody wykorzystania czasu pracy i obniżenia kosztów pro- dukcji. Taylor koncentrował się na: podziale procesu na proste czynności, racjonali- zacji sposobu wykonywania czynności, eliminacji zbędnych czynności oraz sprzęże- niu systemu wynagrodzeń. Podejście procesowe realizowane przez niego umożliwiło powstanie systemu produkcyjnego o wysokiej wydajności i jakości. Nastąpił wzrost sprawności każdego pracownika oraz zaczęto wykorzystywać maszyny, które po- zwalały na skrócenie czasu przetwarzania.

Drugi etap ewolucji zarządzania procesowego nastąpił w latach osiemdzie- siątych i dziewięćdziesiątych XX wieku i rozwijany był przez M. Hammera oraz

J. Champy’ego. Koncepcja ich zarządzania skupiła się na umiejscowieniu w centrum osób zarządzających procesem. W konsekwencji została uzyskana zmiana struktury zarządzania i lepsza organizacja pracy poprzez umiejętne wykorzystanie potencjału wszystkich pracowników wsparte technologią informatyczną.

Trzeci etap obejmował lata dziewięćdziesiąte XX wieku. Postanowiono wówczas odejść od zmian rewolucyjnych w zarządzaniu na rzecz zmian mających charakter ewolucyjny i realizujący procesy ciągłego usprawniania zarządzania. W tym etapie udało się uniknąć luk między rozwiązaniami informatycznymi a biznesowymi. Udo- skonalono całkowicie podejście procesowe i objęto nim modelowanie, definiowa- nie oraz usprawnianie procesów gospodarowania i zarządzania w przedsiębiorstwie (Kuck, 2013).

Podejście procesowe jest połączone z informatyzacją, ponieważ to komputery ułatwiają gromadzenie, przetwarzanie, przechowywanie danych oraz dystrybucję wiedzy potrzebnej w przedsiębiorstwie. Usprawnia więc to całe zarządzanie oraz produkcję.

Wprowadzenie informatyzacji dla przedsiębiorstwa stało się prawie konieczno- ścią za sprawą wybuchu pandemii COVID-19. Sytuacja ta pokazała, że nawet mikro, małe oraz średnie przedsiębiorstwa zainwestowały w nowoczesne technologie, które pozwoliły im na zastosowanie rozwiązań związanych z ograniczeniami wywołanymi pandemią (rys. 1). Rok 2020 był apogeum rozwoju pandemii (Dąbek, 2021).



Rys. 1. Nowoczesne technologie informatyczne wykorzystywane przez mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa w 2020 roku

Źródło: opracowanie własne na podstawie badań Polskiego Funduszu Rozwoju z 2020 roku.


Informatyzacja przedsiębiorstwa

Wprowadzenie informatyzacji w przedsiębiorstwie, która da określone efekty, nie jest łatwą czynnością – powinno być poprzedzone wcześniejszymi działaniami or- ganizacyjnymi oraz analizą całej sytuacji. Przede wszystkim należy przeanalizować, jakie oprogramowanie przedsiębiorstwo powinno wybrać do wdrożenia.

Oprogramowania można podzielić na uniwersalne oraz specjalistyczne (w zależ- ności od branży przedsiębiorstwa). Przykłady są przedstawione w tabeli 1.

Tab. 1. Podział oprogramowań oraz przykłady


Oprogramowania uniwersalne

Oprogramowania specjalistyczne

biurowe

dla biur rachunkowych

systemy antywirusowe

dla piekarni

narzędzia do kopii zapasowych

gastronomiczne

systemy sprzedaży

hotelowe

systemy do zarządzania

produkcyjne

Źródło: opracowanie własne na podstawie Jak wybrać najlepsze oprogramowanie dla swojej firmy, b.r.


Jednak bez względu na to, czy oprogramowanie, jakiego poszukuje firma, jest uniwersalne czy dedykowane, trzeba przeprowadzić analizę sytuacyjną firmy, aby było ono dobrane aktualnych potrzeb wewnętrznych przedsiębiorstwa. Oprogramo- wanie dobrane umiejętnie dla firmy wspomaga jej procesy biznesowe, odwrotnie zaś – niewłaściwie dobrane oprogramowanie spowolni procesy biznesowe lub da całkowicie nieprzydatne, zniekształcone dane, które przyczynią się do pogorszenia sytuacji firmy. Podczas wyboru oprogramowania ważne jest przeprowadzenie roz- ważań, które można podzielić na: strategiczne, taktyczne i operacyjne.

Rozważania strategiczne polegają na znalezieniu odpowiedzi na pytania, jak dłu- go system będzie wykorzystywany przez firmę, czy może on świadczyć pełny zakres usług dla firmy przez dłuższy czas, czy istnieje możliwość rozwoju oprogramowania oraz firmy. Zadawanie pytań w tych rozważaniach pozwoli określić planowaną skalę działań firmy, ocenić możliwości zawarte w standardowej wersji oprogramowania oraz oszacować koszty inwestycji.

Podstawą rozważań taktycznych jest określenie aktualnych możliwości firmy oraz jej słabych stron. Ważna jest znajomość rynkowa oraz skala popytu na usługę lub produkt, który oferuje firma. Konieczne jest zdefiniowanie najważniejszego celu do osiągnięcia i określenie, w jaki sposób oprogramowanie pomoże osiągnąć ten cel. Należy odpowiedzieć na pytania, czy system zapewni kompleksową analizę przed- siębiorstwa, czy raporty będą mogły być konfigurowalne przez użytkownika, czy system obejmuje wszystkie obszary zarządzania przedsiębiorstwem i pomoże podej- mować trafne decyzje.

Rozważania operacyjne to rozważania na poziomie praktycznym, które okre- ślają, w jaki sposób system realizuje wymagane funkcje, czy system wymaga mo- dyfikacji, czy spełnia podstawowe wymogi ewidencyjne działalności (Jak wybrać najlepsze oprogramowanie dla swojej firmy, b.r.).

Przyjmuje się, że oprogramowania informatyczne powinny wspomagać funkcje organizacji w przedsiębiorstwie. Według H. Fayola są to funkcje:

Przykładowe oprogramowania dla produkcji zostały opisane w tabeli 5.


Tab. 5. Przykłady oprogramowań stosowanych w produkcji


Nazwa/producent

Opis

MRP Produkcja. NET/Profisoft

Oprogramowanie pozwala na: tworzenie oraz ewidencjonowanie dokumentacji technologicznej i zleceń produkcyjnych, kalkulację kosztów wytwarzania, kontrolę przebiegu procesów na wszystkich etapach produkcji, symulowanie zużycia surowców podczas produkcji, sporządzanie wszelkich analiz wykonanych prac. Funkcje tego oprogramowania mają na celu optymalizację procesów produkcyjnych w firmie, skrócenie czasu pracy, zmniejszenie nadmiernego zużycia materiałów oraz redukcję kosztów.

OptiCMMS/ Optimakers

Program umożliwiający kompleksowe zarządzanie produkcją. Możliwości, jakie oferuje program: kontrola produkcji (zarządzanie procesami, operatorami, pracownikami), dokumentacja produkcji (historia napraw maszyn, serwisowanie maszyn, zaplanowanie serwisowania sprzętów, przypomnienia o datach końca gwarancji maszyn bądź ich potrzebnych serwisach i aktualizacjach), tworzenie raportów z produkcji (ryzyka, błędy, analizy poprawy wydajności/jakości), powiadomienia e-mail w razie awarii bądź błędów na produkcji.

Źródło: opracowanie własne.


Podsumowanie

Dokonanie umiejętnego wyboru oprogramowania firmowego uwarunkowane jest ana- lizą potrzeb przedsiębiorstwa. Program odpowiednio dobrany i wdrożony może przy- nieść znaczne korzyści dla firmy w postaci: zmniejszenia kosztów, lepszego zarządza- nia w firmie, optymalnej pracy, zabezpieczenia danych, szybszego obiegu informacji, szybszej nauki oraz ogólnego rozwoju firmy wśród konkurencji. Producenci często dają możliwość darmowego okresu próbnego, trwającego od kilku dni do nawet paru miesięcy. Jest to czas przeznaczony na to, by klient planujący zakup oprogramowania dla swojej firmy mógł przetestować, czy oferowane przez program rozwiązania są dla niego korzystne i ułatwiają pracę. Jest to na pewno pomocne, jeśli nabywca waha się co do wyboru produktu. Warto również, aby podczas wdrażania nowych rozwiązań w firmie dostosować je do rynku i wymogów konkurencyjności oraz przygotować na to wszystkie jednostki, jakie wykonują pracę w przedsiębiorstwie.

W dobie rozwiniętych technologii korzystanie z nich przez przedsiębiorstwo sprawia, że staje się ono innowacyjne. Innowacyjność oznacza wdrożenie nowe- go lub znacząco udoskonalonego produktu, usługi czy procesu bądź zastosowanie nowej metody w organizacji lub marketingu na rynku gospodarczym (Innowacja, innowacyjność, b.r.). Nowoczesne technologie usprawniają funkcjonowanie przed- siębiorstwa i pomagają mu w uzyskaniu innowacyjności.


Bibliografia

Comarch, https://www.comarch.pl/erp/magazyn/ [dostęp: 30.11.2022].

Dąbek A. (2021), Dane koronawirus w Polsce, medonet.pl [dostęp: 30.11.2022].

Diversify your customer base. We’ll tailor their commerce experience, Magento Ado- be, https://business.adobe.com/products/magento/magento-commerce.html [dostęp: 30.11.2022].

Ekspertyzy ekonomiczne (b.r.), Grupa Polskiego Funduszu Rozwoju, https://pfr.pl/ ekspertyzy-ekonomiczne [dostęp: 28.11.2022].

Freshdesk Omnichannel, https://freshdesk.com/enterprise/omnichannel [dostęp: 30.11.2022].

Innowacja, innowacyjność (b.r.), [w:] Słownik pojęć, Grupa Polskiego Funduszu Roz- woju, https://pfr.pl/slownik/slownik-innowacja.html [dostęp: 30.11.2022].

Jak wybrać najlepsze oprogramowanie dla swojej firmy (b.r.), Prima, https://prima. pc.pl/jak-wybrac-najlepsze-oprogramowanie-dla-swojej-firmy/ [dostęp: 30.11.2022].

Klonowski Z.J (2004), Systemy informatyczne zarządzania przedsiębiorstwem. Mo- dele rozwoju właściwości funkcjonalnych, Oficyna Wydawnicza Politechniki Wrocławskiej, Wrocław.

Kuck J. (2013), Nowoczesne technologie w logistyce. Procesowa informatyzacja or- ganizacji, instytucji, przedsiębiorstw oraz firm, AON, Warszawa.

Oprogramowanie dla każdej branży, Produkcja.net, Profisoft, https://oprogramowa- niedlaprodukcji.pl/#zastosowanie_kot [dostęp: 30.11.2022].

Poznaj funkcje programu fireTMS, FireTMS, https://firetms.com/pl/functions [do-

stęp: 29.11.2022].

Program do obsługi reklamacji – zwiększ konwersję w ecommerce dzięki skutecznej obsłudze zwrotów i reklamacji, Thulium, https://thulium.com/pl/industries/ ecommerce/ [dostęp: 30.11.2022].

SAP Customer Data Platform, SAP, https://www.sap.com/poland/products/crm/cus- tomer-data-platform.html [dostęp: 30.11.2022].

System CMMS dla produkcji, Optimakers, https://optimakers.pl/systemy/utrzymanie

-ruchu-maszyn-cmms/ [dostęp: 30.11.2022].

Summary

Software supporting an innovative enterprise

Nowadays, many companies rely on computer programs. Soft- ware ideal for enterprises should allow, among other things, to store and record large amounts of data, calculate and simulate certain company situations, support production or comprehen- sive contact with customers. The introduction of computerization to the company makes it innovative and modern on the market. The use of information technology supports the modernization of processes taking place in the company, starting from the ba- sics, which are: management, organization, data protection and recording, to more complex activities related to the industry in which the company operates. This article presents an analysis of modern software and the opportunities they offer for innova- tive enterprises, as well as a substantive approach to the se- lection of appropriate programs for a company along with the implementation of computerization.


Keywords: innovation, computer programs, information tech- nology, management technology, implementation, computeriza- tion, improvements, software